Siang tadi, kami di Biro Adum ITB baru saja menyelesaikan rangkaian kegiatan Wisuda Pertama ITB Oktober 2026. Kegiatan yang berlangsung 4 hari berturut-turut itu merupakan kerja bareng banyak pihak: Direktorat Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Direktorat Pendidikan, Direktorat Pendidikan Non-Reguler, Badan Pengelola Usaha dan Dana Lestari, Biro Administrasi Umum, dan Fakultas/Sekolah tentu saja.
Kami di Biro Adum sudah bekerja sejak awal bulan Oktober 2026, persis setelah kami menyelesaikan dokumen Monitoring dan Evaluasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Data awal diterbitkan oleh Direktorat Pendidikan berupa daftar calon wisudawan periode yudusium bulan Agustus dan September 2026 (periode paling banyak mahasiswanya). Data tersebut kami dapatkan dari SIX, sebuah sistem informasi akademik terpadu milik ITB. Kami sebut itu sebagai Data Master atau data rujukan utama.
Langkah selanjutnya adalah Biro Adum harus memastikan jumlah wisudawan dan pendamping wisuda yang akan hadir dan mengikuti prosesi Wisuda. Selain kehadiran, kami juga harus memastikan bahwa para calon wisudawan tadi sudah melaksanakan pembayaran sumbangan Dana Lestari ITB yang dikelola BPUDL. Mengikuti wisuda-wisuda sebelumnya, saya menggunakan Microsoft Forms untuk mengumpulkan data validasi yang dimaksud, dengan sedikit perubahan (penambahan validasi Dana Lestari).
Setelah data final hasil validasi tadi terkumpul, staf saya kemudian mengolah data tersebut menggunakan beberapa tahapan (seingat saya 4 sampai 5) pengolahan menggunakan script python yang berjalan di lokal, termasuk menyandingkan data dengan plotting pintu masuk dan tempat duduk (ini cukup sederhana sebetulnya, namun kemudian menjadi sulit karena harus menyesuaikan jumlah wisudawan yang akan mengikuti setiap harinya). Kenapa python? Karena dia bekerja sangat baik dengan file berbentuk .xlsx.
Di sini saya mulai melaksanakan analisis flow kerja datanya, mulai tampak apa yang harus diolah. Saya kemudian mencoba membuat semuanya lebih sederhana, mengumpulkan logika-logika pengolahan datanya dalam satu aplikasi. Dan cukup berhasil. Proses yang sebelumnya berlapis, kini hanya butuh sekali jalan: input data master, input data konfirmasi, serta input plotting gerbang dan kursi. Tampilannya jadi seperti ini:
Tapi karena saya belum percaya akan keakuratan aplikasi ini, jadi cara lama masih digunakan. Setelah selesai pengolahan data menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut, staf saya lantas memasukan ke aplikasi Kehadiran yang menghasilkan kode QR unik. QR ini yang akan digunakan di hari-H sebagai tanda bahwa wisudawan sudah masuk ke area prosesi atau belum.
Di sisi lain, data-data itu kami gunakan untuk menyiapkan konsumsi bagi para peserta. Tugas lain dari Biro Adum adalah menyediakan konsumsi, dan mendistribusikannya pada hari-H. Jadi, harus bisa diandalkan dan akurat datanya, kalau tidak konsumsi bisa kurang.
Dan akhirnya, sejak hari Rabu kemarin, kami mulai bekerja di pintu-pintu Sabuga ITB. Melakukan scanning QR untuk daftar hadir dan distribusi konsumsi kepada para peserta (juga panitia).
Alhamdulillah, tidak ada hambatan yang berarti di lapangan. Dan malam ini saya bisa tidur tenang, karena tahu besok bisa bangun pagi untuk lari.