Beberapa tahun lalu saya mulai dikenalkan kepada yang namanya Artificial Intelligence atau AI. Saya masih ingat, pemanfaatan pertama adalah membuat postingan IG untuk ucapan Selamat Hari Raya Idul Fitri. Waktu kemudian berlalu, sampai bulan April tahun 2026 ini saya menemukan istilah vibe coding.
Istilah vibe coding sendiri menurut deskripsinya adalah:
Metode pengembangan perangkat lunak di mana kita dapat menggunakan bahasa sehari-hari untuk memerintahkan AI menulis, menguji, atau memperbaiki kode.
AI akan bertindak sebagai asisten yang menerjemahkan ide atau instruksi yang kita berikan menjadi sebuah rangkaian kode yang kemudian berfungsi, sehingga mempercepat proses pembuatan aplikasi secara drastis.
Saya kemudian mencoba untuk membuat sesuatu yang sudah lama ada di kepala (catatan) saya, sebuah aplikasi berbasis web untuk mempermudah pekerjaan di sub bagian yang saya pimpin. Dan berhasil, untuk kemudian saya kagum dan jatuh hati sama kegiatan ini. Beberapa ide-ide yang selama ini saya simpan dan tidak pernah diwujudkan kemudian coba saya bangun satu per satu, Qata diantaranya.
Kembali ke bahasan awal, sebuah aplikasi yang membantu saya dalam pekerjaan sehari-hari yang akan jadi contoh kasus kita kali ini dalam pemanfaatan AI. Kita sebut saja nama aplikasinya SDMFSRD. Modul pertama yang saya buat adalah modul pengajuan izin dalam negeri.
Identifikasi Masalah
Selama ini alur pengajuan pembuatan izin dalam negeri untuk Dosen adalah, tidak beraturan. Kadang datang dari Dosennya langsung ke saya. Kadang langsung ke staf yang tugasnya memproses izin tersebut. Kadang melalui atasan saya. Kadang juga ke atasannya atasan saya. Chaos.
Setelah selesai, surat final juga tidak terdistribusi dengan baik. Saya kadang kirim langsung ke Dosennya, kalau mintanya ke saya. Staf juga begitu, kadang langsung ke Dosennya. Yang bingung dan panjang alurnya itu adalah kalau permintaan ke atasan saya, atau malah ke atasannya atasan saya. Bisa 3 sampai 4 orang terlibat.
Hampir semua melalui pesan WhatsApp, yang menimbulkan permasalah selanjutnya: arsip tidak tersimpan dengan baik.
Penyelesaian Masalah
Saya kemudian coba membuat penjelasan tentang cara kerja yang saya inginkan, alurnya dipersingkat. Sejalan dengan program pimpinan yang mengaktifkan admin Kelompok Keahlian yang mempunyai tugas menangani administrasi Dosen, maka semua pengajuan harus dilakukan melalui mereka. Di sini vibe coding mulai berfungsi. Saya buatkan sistem agar pengajuan dari para admin ini melalui satu pintu: sebuah aplikasi berbasis web. Dalam aplikasi tersebut, admin menginput data-data terkait permohonan izin dalam negeri, beserta lampirannya (biasanya berbentuk surat undangan atau penugasan atau nota dinas).
Data yang sudah diinput itu kemudian diajukan. Staf saya mendapat notifikasi melalui dashboardnya, dia langsung proses memeriksa file word yang sudah siap unduh. Ya, saya pasang word generator di aplikasinya. Karena semua informasi yang dibutuhkan untuk memproduksi suratnya sudah ada, staf bisa langsung proses penomoran surat dan unduh draf yang siap ditandatangan pimpinan.
Setiap proses tercatat dan terlihat di aplikasi, ini menyelesaikan masalah lainnya yaitu admin maupun saya bisa lihat sejauh mana proses penerbitan surat izin ini. Saya dan atasan bisa tahu apakah surat sudah diajukan, diproses, ditandatangan, sampai ke proses penerbitan. Saat surat sudah ditandatangan, discan dan dilegalisir dengan stempel, staf harus upload surat final tadi ke aplikasi. Admin akan mendapatkan notifikasi di aplikasi. Mereka bisa langsung mengunduh surat finalnya dan melakukan distribusi ke Dosen yang meminta.
Simpulan
Modul aplikasi ini menyelesaikan beberapa masalah yang biasanya kami hadapi di keseharian, memangkas waktu, dan merapikan arsip (karena secara otomatis semua dokumen ada di database dan storage yang dihubungkan ke modul). Modul terbukti dapat menjadi solusi yang konkrit atas masalah yang teridentifikasi oleh proses yang dilaksanakan terus menerus setiap hari. Dengan bantuan AI yang bertugas mewujudkan ide-ide saya atas aplikasi ini.
Beberapa minggu setelah modul ini kami pakai, saya kemudian membangun modul lainnya. Kita cerita di kesempatan yang lain ya.